REVISTA DYNA MANAGEMENT

• El estudio revela que el 15% de los activos fijos de las empresas no existen en su inventario.

• El control de los activos fijos en una empresa tiene un alto impacto financiero, operativo y fiscal.

• La gestión de activos es prioritaria y necesitan de un profesional que identifique los bienes, su ubicación y descripción exacta, conciliándolos con el inmovilizado contable.

Según un estudio realizado por la Consultora Ayming, las empresas desconocen al cien por cien los activos fijos de su propiedad, no existiendo un 15% de media en su inventario. Esta realidad es especialmente relevante en situaciones de compraventa, fusiones y adquisiciones de empresas, reforma de instalaciones, inversiones futuras, etc, en las que una visión correcta del patrimonio y su valoración en euros son primordiales.

Sergio Pizarro Romanillos, Manager de Ayming, ha explicado que: “una de las mejores inversiones que una empresa puede realizar por su impacto financiero, operativo y fiscal es tener controlados sus activos fijos. No todas las empresas conocen la relevancia de llevar un correcto control de sus activos fijos y los beneficios correspondientes. El proyecto es complejo, ya que supone determinar la localización y el estado de las propiedades y equipos de la empresa (mobiliario, vehículos, maquinaria, herramientas, utillaje, inmuebles, etc.), permitiendo realizar una posterior conciliación con el inmovilizado contable”.

En los procesos de auditoría, la gestión de activos es considerada prioritaria y la Dirección Financiera anhela contar con un profesional que pueda hacer posible este cometido.

Para que nos hagamos una idea de la importancia que puede llegar a adquirir el control de activos, basta con señalar por ejemplo que detrás de más del 52% de las compras de empresas en España, se encuentran grupos extranjeros que necesitan para tomar una correcta decisión, conocer su valoración. Para los inversores internacionales, conocer los activos que pretenden adquirir es también vital en operaciones de fusiones y adquisiciones.

Así, los beneficios financieros de un buen control de activos fijos son evidentes: el inventario nos permite cruzar la información con los estados financieros, teniendo en cuenta su amortización, depreciación, ingresos y gastos que generan, etc. Esta información actualizada es muy útil en caso de siniestros, solicitudes de préstamos, cálculos de impuestos y pagos de seguros. En lo que respecta a beneficios operativos, permite contar con información sobre la ubicación de los activos, su estado, profesionales a su cargo, estimación de su vida útil, trazabilidad, períodos de mantenimiento y reparaciones, incidencias, procedimientos erróneos y cualquier movimiento de elementos del inmovilizado entre diferentes ubicaciones (movimientos entre plantas de producción y/o centros de coste). También permite generar una oportunidad de optimización fiscal, ya que se puede estar pagando impuestos por bienes inexistentes.

Por otra parte, cuando las empresas necesitan mejorar sus capacidades productivas, una excelente herramienta para la toma de decisiones es conocer la antigüedad y estado de sus activos productivos para así poder acometer la modernización de la maquinaria y seguir siendo competitivos.

Asimismo, cuando las empresas deciden trasladar sus oficinas a otro emplazamiento, es vital tener controlados sus activos fijos, desde los equipos informáticos, mobiliario, maquinaria, vehículos, etc.

La metodología empleada consiste en un análisis detallado del Inmovilizado contable y homogenización del mismo, a través de cuentas, descripciones y ubicaciones,.. Una segunda fase de etiquetado y fotografiado individualizado de cada uno de los bienes pertenecientes a la empresa u organización, para obtener un resumen de cada uno de los elementos, agrupado por descripción, ubicación, familia….., que posteriormente se concilia con el Inmovilizado contable, de tal forma que cada activo contable hace referencia a un bien físico. Como resultado de todo ello se entrega un Archivo fotográfico con toda la información del inventario y el archivo contable con la conciliación entre la realidad física y la contable, obteniendo una visión concreta y correcta del patrimonio de la empresa u organización.